Formule fisse, costruzioni intricate, formalità superflue. Alcuni consigli su come scrivere un’email in maniera semplice ed efficace
Email, uno strumento essenziale un po’ per ogni mestiere.
Fino a una decina di anni fa pareva insostituibile per scambiare messaggi nella maniera più rapida possibile, ma oggi compete con vari altri sistemi ancora più immediati, come le app di messaggistica per smartphone, sempre più utilizzate anche per l’invio di foto, video e documenti.
Non si tratta (almeno per adesso) di strumenti completamente alternativi e ricorrere all’email riserva ancora qualche vantaggio. Tra questi ci sono sicuramente la possibilità di archiviazione e di una gestione ordinata degli allegati, ma anche funzioni di ricerca più efficaci e filtrabili. Strumenti indispensabili quando si lavora.
E la comunicazione via mail? Meglio se breve ed efficace. La capacità di concentrazione, il tempo, e molto spesso – diciamolo – la voglia di leggere del destinatario sono ridotti, quindi un messaggio semplice e conciso avrà più chance di essere letto con attenzione e anche (magari) di ricevere una risposta in tempi più rapidi.
A partire da come scriviamo un’email, si può sempre trovare un’alternativa più breve ed efficace. Certe volte si tratta ripensare alcuni aspetti del nostro modo di scrivere, altre semplicemente di abbandonare vecchie abitudini, ereditate da una maniera di comunicare ormai un po’ datata.
Ecco quindi una serie di spunti per capire come scrivere un’email in maniera efficace, ma anche un po’ più contemporanea.
“La presente per …” ha fatto il suo tempo.
Partiamo da qui. Quante volte ci è capitato di ricevere (o anche di scrivere) un’email con questo genere di attacco? Tante.
Esempio classico:
Gentile Dott. Rossi,
la presente per informarla che ieri mi sono sottoposto al prelievo e per inoltrarle in allegato il referto delle analisi ricevuto dal laboratorio.
Nell’attesa di un suo gentile riscontro, le porgo cordiali saluti,
Marco Bianchi
“La presente per” non apporta niente in termini di contenuto. Il Dott. Rossi sa benissimo che quella che sta leggendo è la mail con cui vogliamo dirgli quello che gli stiamo per dire. La funzione di quella formula è una sola: si tratta di un ‘rompi ghiaccio’, che ci dà (o almeno questa è l’impressione di chi scrive) un tono più formale. Ma è realmente utile in questo caso? Il medico probabilmente attendeva già un nostro messaggio ed essere formali non significa necessariamente aggiungere parole. Proviamo a trovare un’alternativa.
Gentile Dott. Rossi,la presente per informarla che ieri mi sono sottoposto al prelievo. e per inoltrarle Le inoltro/In allegato (possono essere due alternative) il referto delle analisi ricevuto dal laboratorio.
Nell’attesa di un suo gentile riscontro, le porgo cordiali saluti,
Marco Bianchi
Con due semplici cancellature e spezzando una frase abbiamo reso il discorso molto più scorrevole e il risultato non è meno formale.
Vediamo se si può fare di più.
Gentile Dott. Rossi,
le inoltro il referto delle analisi sul prelievo, al quale mi sono sottoposto ieri.
Resto in attesa di un suo riscontro.
Cordiali saluti,
Marco Bianchi
Il referto lo invia necessariamente il laboratorio, quindi esplicitarlo è superfluo.
Il senso del messaggio è quello di trasmettere un documento, quindi si può puntare subito su quello e contestualmente arriva anche l’informazione che al prelievo ci si è sottoposti il giorno precedente.
Alla fine dei conti la soluzione sarà forse un po’ essenziale, ma fa il suo dovere senza risultare informale.